Кітапханаға жазылу оқырманның институтта оқитынын куәландыратын құжаттың негізінде жасалады: студент үшін – институтқа қабылдау туралы бұйрық және жеке басының куәлігі, оқытушылар мен қызметкерлерге – кадрлар бөлімінен анықтама және жеке басының куәлігі.
Оқырманға кітапхананы пайдалану құқығымен бірыңғай оқырман билеті беріледі және оқырман формуляры толтырылады. Кітапханаға жазылу кезінде оқырмандар кітапхана ережелерімен танысады және оқырман билеті мен формулярда қол қоюмен оларды орындау туралы міндеттемесін растайды. Тіркеу нөмірі бар оқырман билеті абонементте беріледі (БОҒ, № 202 бөлме).
Оқырман билетінің күшін сақтау мерзімі – бір жыл. Жыл сайын (оқу жылының басталуына дейін) кітапхана оқырмандарын қайта тіркеуді және оқырман билетінің мерзімін ұзартуды жүргізеді. Бекітілген мерзімде қайта тіркелуден өтпеген оқырмандарға кітапхана қызмет көрсетпейді. Жыл сайын кадрлар бөлімінен институт қызметкерлері мен профессор-оқытушылар құрамының анықтамалары жаңартылады.
Оқырман билеті кітапхананы пайдалану құқығын беретін жалғыз құжат болып табылады. Кітапханадан кітапты алу үшін оқырман билетін басқа тұлғаға беруге болмайды.
Тегінің, жұмыс және оқу орнының, тұратын орнының, телефон нөмірініңөзгертілуі туралы оқырман 10 күндік мерзімде кітапханаға хабарлауы керек.
Институттан кеткен кезде оқырмандар өздеріндегі кітаптар мен оқырман билетін қайтарады, кету парағына қол қойғызады.